人割スケジュール 管理者ガイド
データの反映のしくみ、管理画面の使い方、トラブル時の対応をまとめています。
しくみふだんの確認Excelの書き方手動反映移動時間・ルール通知まわりパスコードPower Automateトラブル対応利用者への案内
1. しくみ
人割Excel（所有者の大学OneDrive）
│ Power Automate（5分ごとに更新を確認）
│ 更新されていたら Excel を添付して専用アドレスへメール送信
▼
Cloudflare（メール受信 → Excel を解析して反映）
├ 利用者画面・管理画面（https://hitowari.7a1.uk/）
└ 毎分の定期実行 → 通知の時刻になったら Web プッシュ送信
- Excel を直すと、おおむね5〜10分で画面と通知に反映されます。誰の PC も起動しておく必要はありません。
- 中身が前回と同じファイルが届いた場合は何もしません。
- メールは決められた送信元（Power Automate を作った大学アカウント）からのものだけを受け付けます。
2. ふだんの確認（管理画面「データの状態」）
管理画面 /admin.html に管理者パスコードでログインします。
| 項目 | 見るところ |
|---|---|
| 最終反映 | Excel を直した時刻より後になっていれば OK |
| 反映元 | ふだんは「メール（Power Automate）」。手動で読み込んだ場合は「管理画面から手動」 |
| ファイル | 本物の人割ファイル名になっているか |
| メール受信 | 最後に受け取った時刻と結果。「反映しました」「前回と同じ内容」なら正常。赤字ならエラー内容が出ます |
| 通知の定期実行 | 「動作中（○分前）」なら正常。「止まっています」は トラブル対応 へ |
| 日程・警告 | 日ごとの人数と、読み飛ばしたシートなどの警告 |
管理画面に表示される受信用メールアドレスは外部に広めないでください（送信元で制限していますが、知られる必要のないものです）。
3. Excel の書き方のきまり
人割表を編集する人に伝えてください。これを外れると正しく読み込めません。
- シート名の最後に日付（月日の3〜4桁）を入れる。例：「22 1日目 1030」「２２ 3日目 1１０1」→ 10/30、11/1。全角でも OK。
- シート名に 「古い」「旧」「old」「使わない」「ボツ」「控え」「バックアップ」 を含むシート、非表示のシートは読みません。古い版を残すときは名前に「古い」を付けるか非表示に。
- 同じ日付のシートが2枚あると、左側（前）のシートを使い、警告を出します。
- 1行目付近の時刻の見出し行から各列の時刻を決めます。見出しの時刻は消さない・文字にしない。
- D列が名前、A列が所属。名前が空の行（不特定の枠など）は対象外。
- 仕事はセル結合した範囲の時間。縦にも結合すると、その全員の仕事になります。「ー」「→」「〃」などは前の仕事の続きとして扱います。
- 人割名に場所の文字（駐A、ごみちょ、講堂 など）が入っていると、移動時間が自動で決まります。
- 最終行まで空行や書式が入っていると重くなります（3000行目までしか読みません）。
4. 手動で反映する（予備の手段）
Power Automate が止まっているときや、急ぎで反映したいときに使います。
- 人割 Excel を自分の PC にダウンロード（.xlsx）。
- 管理画面「Excel を読み込んで反映」でファイルを選ぶ → 読み取り結果（日ごとの人数・警告）を確認。
- 「この内容で反映する」。
手動で反映した後でも、元の Excel が次に更新されるとメール経由の内容で上書きされます。
5. 移動時間・ルールの調整
- 「場所が分からない人割」に出ているものは、移動 約5分として計算しています。実際の移動時間が違うものは登録してください。
- タグを押す → 「判定する文字」「場所の名前」「分（本部からの移動時間）」を入れて「場所を追加」。例：判定する文字「談話」・場所「談話室」・3分。
- 登録後は「通知の確認」で時刻が想定どおりか確かめてください。
- 常駐人割・直接移動の組み合わせ・安全局本部に寄る人割・何分前に帰還/点呼/出発するか、などは「ルールをすべて編集（JSON）」から変更できます。壊してしまったら「初期値に戻す」。
- 利用者は 人割移動のルール のページで、現在の設定を見られます。
6. 通知まわり
通知の確認（プレビュー）
日付と時間帯を指定して「確認」を押すと、その間に送られる通知が誰に何件か一覧で出ます（実際には送りません）。ルールを変えたあとや、当日の朝の確認に。
一斉通知
雨天中止・集合変更などの緊急連絡を、通知を登録している端末へ送ります。名前を入れるとその人を通知対象にしている端末だけ、空なら全員。送信は取り消せないので内容をよく確認してから。
通知の登録の一覧
- 端末ごとに、対象の名前・最終送信成功・失敗回数が見られます。
- 「テスト」でその端末にテスト通知。届かないと言われたときの確認に。
- 通知を解除した・ブラウザのデータを消した端末は、送信先から「無効」と返ってきた時点で自動で一覧から消えます。失敗回数が増え続けている端末は、不要なら「削除」してかまいません。
7. パスコードの管理
- 「パスコードの変更」で、利用者用の共通パスコードと管理者パスコードを変えられます。
- 変更すると、古いパスコードでログインしていた人は全員ログインし直しになります。通知の登録はそのまま届き続けます。
- 共通パスコードが外部に漏れたと思ったら変更して、メンバーには LINE などで新しいものを伝えてください。
- 同じ回線（IPアドレス）から10回続けて間違えると、10分間ログインできなくなります。
- 初期値や合言葉類は、システム担当者の PC の非公開ファイルにだけ保管しています。チャットや資料に書かないでください。
8. Power Automate のフロー（データ連携）
フローは Power Automate を作った人の大学アカウントで動いています。中身は次のとおりです。
- 繰り返し：5分ごと
- パスによるファイル メタデータの取得（SharePoint）：所有者の OneDrive 上の人割ファイル
- 条件：ファイルの最終更新日時が「いまから6分前」より後か
- はいの場合：パスによるファイル コンテンツの取得 → メールの送信 (V2)（Office 365 Outlook、Excel を添付して専用アドレスへ）
こんなときはフローの修正が必要
- 人割ファイルの名前・置き場所が変わった → 手順2・3 のファイルのパスを新しいものに。
- 別のファイルに切り替える（新しい版を別名で作った など）→ 同上。古いファイルを直しても反映されなくなります。
- フローを作った人のアカウントが使えなくなる／担当を引き継ぐ → 新しい担当者が同じフローを作り直し、システム担当者に送信元アドレスの変更（受付許可の設定）を依頼してください。そのままでは新しいアドレスからのメールは受け付けません。
- 条件の数値は -6（分）のままにしておく。テストで変えた場合は必ず戻す（戻さないと5分ごとに毎回メールが送られます）。
- Power Automate の「実行履歴」で失敗が続いていないか、ときどき確認してください。接続の有効期限切れで止まることがあります（再サインインで直ります）。
9. トラブル対応
Excel を直したのに反映されない
- 10分ほど待ってから管理画面を「再読み込み」。
- 「メール受信」の時刻が更新されていない → Power Automate の実行履歴を確認（接続切れ・ファイルのパス違い）。急ぐなら 手動反映。
- 「メール受信」が赤字 → 表示された理由を確認（送信元が違う、添付がない、解析エラーなど）。
- 反映されたが内容が古い → シート名・非表示・同じ日付のシートの重複を確認（Excel の書き方）。警告欄にも出ます。
ある人の予定が出ない・おかしい
D列の名前の表記（空白・旧字体など）、セル結合の範囲、見出しの時刻を確認。日程の一覧で人数が極端に少ない日がないかも見てください。
「通知の定期実行」が止まっている
数分待っても戻らない場合は、システム担当者に連絡してください（Cloudflare 側の障害や設定の問題）。その間、通知は送られません。
通知が届かないと言われた
利用者向けガイドの「困ったとき」を案内 → それでもだめなら通知の登録の一覧でその端末の失敗回数を見て「テスト」。iPhone はホーム画面に追加したアイコンから登録しているかが一番多い原因です。
10. 利用者への案内
- URL：https://hitowari.7a1.uk/ と共通パスコードを、メンバー限定の場所（LINE グループなど）で伝えてください。
- 使い方は 利用者向けの使い方（利用者画面のメニューからも開けます）を案内してください。
- iPhone の人には「Safari で開いて『ホーム画面に追加』してから 🔔」を特に強調してください。
費用・管理の情報（システム担当者向け）
- Cloudflare Workers 有料プラン（月5ドル）を利用。Excel の解析に必要なため、期間中は解約しないでください。
- ドメイン：7a1.uk（受信メールも Cloudflare の Email Routing）。
- プログラム一式と設定手順は担当者の PC の
mepo/hitowari（README.md）にあります。